سند تعریف محصول
پلتفرم بازار خرید و فروش B2B برای درخواستهای خرید و پیشنهادهای تأمین
این سند اولین تعریف رسمی محصول است و برای مشتری، تحلیلگر، برنامهنویس، مدیر پروژه و طراح UI نوشته شده تا درک مشترکی از هدف، نقشها، فرآیندها و قواعد کسبوکار سامانه ایجاد شود.
1- معرفی محصول
معرفی سامانه
این سامانه یک پلتفرم B2B Procurement Marketplace است که نقش واسط میان خریداران و تأمینکنندگان را ایفا میکند. در این مدل، هیچیک از طرفین مستقیماً با یکدیگر ارتباط برقرار نمیکنند و همه تعاملات از طریق سامانه انجام میشود. هدف اصلی سامانه، تسهیل ثبت درخواست خرید، دریافت پیشنهادها، مدیریت فرآیند انتخاب، صدور سفارش و ثبت وضعیت پرداخت و تحویل است.
هدف ایجاد سامانه
- کاهش هزینههای خرید و افزایش شفافیت فرآیند خرید
- حفظ محرمانگی اطلاعات طرفین در حین رقابت پیشنهادها
- سریعتر کردن دریافت و ارزیابی پیشنهادها
- امکان کنترل زمان، قوانین و تصمیمگیری در یک بستر یکپارچه
مشکلاتی که حل میکند
- عدم امکان مدیریت منظم درخواستهای خرید و پیشنهادهای تأمین
- نشت اطلاعات رقابتی میان تأمینکنندگان و خریدار
- نیاز به کنترل زمان و گردش کار در فرآیند خرید
- کمبود شفافیت در انتخاب پیشنهاد برتر و ثبت وضعیتهای بعدی
ارزش افزوده
این سامانه ارزش افزودهای در حوزه کاهش فرایندهای دستی، افزایش دقت تصمیمگیری، کنترل قواعد و ایجاد بستر قابل توسعه برای خرید سازمانی ایجاد میکند. همچنین امکان ثبت سوابق، گزارشگیری و نظارت بر عملکرد تأمینکنندگان را فراهم میآورد.
مزایا
- یکپارچگی فرآیند از ثبت درخواست تا صدور سفارش
- محرمانگی پیشنهادها و حفاظت از رقابت منصفانه
- حذف یا کاهش خطاهای انسانی در انتخاب تأمینکننده
- امکان نظارت و گزارشگیری مدیریتی
2- معرفی کلی سیستم
تعریف کلی سیستم
سامانه یک محیط دیجیتال برای مدیریت فرآیند خرید سازمانی است. در این محیط خریدار درخواست خرید را ثبت میکند، سامانه تأمینکنندگان مرتبط را شناسایی و آنها را درگیر فرآیند میکند، تأمینکنندگان پیشنهاد خود را ارائه میدهند و در پایان یکی از پیشنهادها بهعنوان برنده انتخاب میشود. پس از انتخاب، سامانه سفارش را صادر و وضعیت پرداخت و تکمیل فرآیند را مدیریت میکند.
معرفی اجزای اصلی
- پنل خریدار: ثبت، ویرایش، تمدید، لغو و پیگیری درخواست خرید
- پنل تأمینکننده: ثبت پیشنهاد، مشاهده وضعیت، و پیگیری فرآیند
- پنل مدیریت: نظارت بر کاربران، درخواستها، پیشنهادها و گزارشها
- موتور فرآیند خرید: مدیریت زمان، ترتیب پیشنهادها، انتخاب برنده و کنترل جریان وضعیتها
- سیستم اعلان: ارسال پیامک، ایمیل و هشدارهای مرتبط
- گزارش و داشبورد: ارائه آمار و گزارشهای مدیریتی و عملیاتی
ارتباط اجزا
پنلهای خریدار و تأمینکننده از طریق موتور فرآیند خرید با یکدیگر در تعاملند. در این تعامل، درخواست خرید از سمت خریدار وارد سیستم میشود، تأمینکنندگان با ارائه پیشنهاد در جریان قرار میگیرند و در نهایت موتور فرآیند نتیجه را برای انتخاب و صدور سفارش آماده میسازد. پنل مدیریت نقش نظارتی و کنترلکننده دارد.
نحوه عملکرد
پس از ثبت درخواست خرید، سیستم آن را در قالب یک فرآیند زنده مدیریت میکند. تأمینکنندگان مرتبط دعوت میشوند، پیشنهادها ثبت میشوند، زمان اعتبار پیشنهاد کنترل میشود و در پایان با رعایت قوانین، یکی از پیشنهادها انتخاب میشود. در صورت نیاز، درخواست میتواند تمدید یا لغو شود.
معماری مفهومی
3- بازیگران سیستم
| نقش | هدف | وظایف | دسترسیها | مسئولیتها |
|---|---|---|---|---|
| مدیر سامانه | حفظ پایداری، کنترل و نظارت بر عملکرد کل سامانه | مدیریت کاربران، کنترل درخواستها، پیگیری تخلفات، تنظیمات و گزارشها | دسترسی کامل به مدیریت کاربران، درخواستها، پیشنهادها، تنظیمات و گزارشها | تضمین نظم، امنیت، رعایت قوانین و کنترل فرآیندها |
| اپراتور | بررسی و پیگیری امور روزمره سامانه | بررسی کاربران، بررسی درخواستها، رسیدگی به تخلفات و پشتیبانی از جریانهای مبهم | دسترسی به لیست درخواستها، پیشنهادها، کاربران و گزارشهای مربوط | رسیدگی به موارد استثنایی و کمک به جریان عادی فرآیند |
| خریدار | ثبت و مدیریت نیاز خرید و انتخاب مناسبترین پیشنهاد | ثبت درخواست خرید، ویرایش، تمدید، لغو، مشاهده وضعیت و انتخاب پیشنهاد | دسترسی به پنل خریدار، درخواستهای خود، پیشنهادهای دریافتی و وضعیتهای مرتبط | تکمیل فرآیند خرید با رعایت قواعد و انتخاب برنده منصفانه |
| تأمینکننده | ارائه پیشنهاد برای درخواستهای خرید مرتبط | ثبت پیشنهاد، پیگیری وضعیت پیشنهاد، ارائه فایل و مستندات و دریافت نتیجه | دسترسی به درخواستهای مرتبط، ثبت پیشنهاد و مشاهده وضعیت پیشنهاد | رعایت مهلت، کیفیت اطلاعات و قوانین سامانه |
4- پنلهای سیستم
پنل خریدار
اهداف
امکان ثبت و مدیریت درخواستهای خرید و تصمیمگیری در مورد پیشنهادهای دریافتی.
امکانات
- ثبت درخواست خرید
- ویرایش یا لغو درخواست قبل از بستهشدن مهلت
- تمدید درخواست در صورت نیاز
- مشاهده وضعیت درخواست و سوابق خرید
- مشاهده یک پیشنهاد در هر لحظه با رعایت محرمانگی
منوها
- درخواستهای خرید
- پیشنهادهای دریافتی
- سوابق خرید
- اعلانها
داشبورد
نمایش وضعیت درخواستها، تعداد پیشنهادها، زمان باقیمانده و آخرین فعالیتها.
گردش کار
- ثبت درخواست
- ارسال به تأمینکنندگان
- دریافت پیشنهادها
- نمایش پیشنهاد فعلی
- قبول یا رد
- صدور سفارش یا ادامه به پیشنهاد بعدی
پنل تأمینکننده
اهداف
ارائه پیشنهاد بهطور منظم و پیگیری وضعیت فرآیندهای مرتبط.
امکانات
- مشاهده درخواستهای مرتبط
- ثبت پیشنهاد با مشخصات فنی و قیمت
- بارگذاری فایلهای پیوست
- مشاهده وضعیت پیشنهاد
- دریافت نتیجه نهایی
منوها
- درخواستهای فعال
- پیشنهادهای من
- وضعیت پیشنهاد
داشبورد
نمایش درخواستهای فعال، مهلت باقیمانده، تعداد پیشنهادهای ثبتشده و وضعیت نهایی.
گردش کار
- دسترسی به درخواست
- ثبت پیشنهاد
- مشاهده وضعیت
- انتظار برای انتخاب
- دریافت نتیجه
پنل مدیریت
اهداف
نظارت بر همه سطوح سامانه و کنترل کیفیت فرآیندهای خرید و پیشنهاددهی.
امکانات
- مدیریت کاربران و نقشها
- مدیریت درخواستها و پیشنهادها
- بررسی تخلفات و موارد استثنایی
- مدیریت تنظیمات سیستم
- مشاهده گزارشها و آمار
منوها
- کاربران
- درخواستها
- پیشنهادها
- گزارشها
- تنظیمات
داشبورد
نمایش تعداد درخواستها، پیشنهادها، سفارشها، کاربران فعال و وضعیت کلی سامانه.
گردش کار
- بررسی کاربران و نقشها
- کنترل درخواستهای ثبتشده
- بررسی پیشنهادها و انتخابها
- صدور گزارش و نظارت
- رسیدگی به موارد خاص
5- سناریوهای اصلی سیستم
سناریو ثبت درخواست خرید
- خریدار وارد پنل خود میشود.
- درخواست خرید را با مشخصات کالا، برند، کشور، زمان تحویل و شرایط مورد نظر ثبت میکند.
- سامانه درخواست را منتشر میکند و فرآیند مرتبط را فعال میسازد.
- تأمینکنندگان مرتبط بهصورت خودکار یا بر اساس قوانین سیستم در جریان قرار میگیرند.
سناریو ثبت پیشنهاد
- تأمینکننده وارد پنل خود میشود.
- پیشنهاد خود را با قیمت، زمان تحویل، گارانتی، مشخصات فنی و فایلها ثبت میکند.
- سامانه پیشنهاد را ثبت و در وضعیت فعال نگه میدارد تا زمان پایان مهلت.
- در صورت نیاز، پیشنهاد میتواند اصلاح شود تا زمانی که فرآیند بسته شود.
سناریو انتخاب پیشنهاد
- سامانه پیشنهادها را بر اساس قوانین مرتب میکند.
- خریدار فقط یک پیشنهاد را در هر لحظه مشاهده میکند.
- خریدار میتواند پیشنهاد را بپذیرد یا رد کند.
- در صورت قبول، فرآیند به مرحله بعدی میرود و دیگر پیشنهادها بسته میشوند.
- در صورت رد، سامانه پیشنهاد بعدی را نمایش میدهد.
سناریو صدور سفارش
- پس از انتخاب پیشنهاد، سامانه فاکتور را ایجاد میکند.
- وضعیت پرداخت ثبت میشود.
- سفارش برای تأمینکننده منتخب ارسال میشود.
- وضعیت سفارش در سامانه بهروزرسانی میشود.
سناریو لغو
- در صورت نیاز، خریدار یا مدیر سامانه میتواند درخواست را لغو کند.
- سامانه فرآیند را در وضعیت لغو قرار میدهد.
- اعلانهای لازم ارسال میشوند.
- پیشنهادهای مرتبط دیگر قابل ادامه نیستند.
سناریو تمدید
- در صورت نیاز به زمان بیشتر، مدیر یا خریدار امکان تمدید درخواست را دارد.
- سامانه زمان پایان مهلت را بهروزرسانی میکند.
- تأمینکنندگان نسبت به مهلت جدید آگاه میشوند.
سناریو اعلان
- در هر تغییر وضعیت، سامانه اعلان مرتبط را تولید میکند.
- اعلانها از طریق پیامک، ایمیل یا سایر کانالهای تعریفشده ارسال میشوند.
- بازیگران مربوط میتوانند وضعیت اعلانها را مشاهده کنند.
سناریو مدیریت
- مدیر یا اپراتور از پنل مدیریت به بررسی وضعیتها، کاربران و درخواستها میپردازد.
- در صورت لزوم، اقدام به تغییر وضعیت، لغو یا رسیدگی به تخلفات میکند.
- تمام اقدامات لاگ میشود.
سناریو گزارشگیری
- مدیر یا اپراتور از بخش گزارشها دسترسی به آمار و اطلاعات عملیاتی دارد.
- گزارشهای مربوط به درخواستها، پیشنهادها، خریدها، تأمینکنندگان و عملکرد سیستم قابل مشاهدهاند.
- این گزارشها در تصمیمگیریهای مدیریتی به کار میروند.
6- قوانین کسبوکار
| قانون | شرح |
|---|---|
| احراز هویت با شماره موبایل، ایمیل و OTP انجام میشود | در نسخه اولیه، هر کاربر برای ورود یا ثبتنام باید از روش احراز هویت مبتنی بر شماره موبایل، ایمیل و کد یکبارمصرف استفاده کند. |
| ثبتنام مستقل و فعالسازی پس از تأیید مدیر | طرفین میتوانند بهصورت مستقل ثبتنام کنند، اما حساب آنها تنها پس از بررسی و تایید مدیر سامانه فعال میشود. |
| هر تأمینکننده فقط یک پیشنهاد فعال دارد | تأمینکننده در یک درخواست خرید، فقط یک پیشنهاد فعال و معتبر میتواند ثبت کند. |
| خریدار فقط یک پیشنهاد را در هر لحظه مشاهده میکند | برای حفظ محرمانگی و جلوگیری از تأثیر رقابتی، خریدار در هر زمان فقط یک پیشنهاد را میبیند. |
| امکان مشاهده پیشنهادهای دیگر وجود ندارد | اطلاعات سایر پیشنهادها در طول فرآیند برای خریدار قابل مشاهده نیست. |
| بعد از رد پیشنهاد، امکان بازگشت وجود ندارد | پس از رد یک پیشنهاد، سامانه آن را بهعنوان بستهشده و غیرقابل بازگشت در نظر میگیرد. |
| هویت تأمینکننده تا پایان فرآیند مخفی است | در طول فرآیند ارزیابی پیشنهاد، اطلاعات شرکت تأمینکننده به خریدار نمایش داده نمیشود. |
| هویت خریدار و تأمینکننده در تعاملات سامانه مخفی میماند | در همه مراحل فرآیند، سامانه هویت خریدار و تأمینکننده را از یکدیگر پنهان نگه میدارد و هیچیک از طرفین اطلاعات شناسایی طرف مقابل را قبل از پایان فرآیند مشاهده نمیکنند. |
| پرداخت در نسخه فعلی خارج از سامانه انجام میشود | پرداخت بهصورت خارجی انجام میشود اما وضعیت آن باید در سامانه ثبت شود. |
| صدور فاکتور توسط سامانه انجام میشود | پس از انتخاب برنده، فاکتور توسط سیستم تولید میشود. |
| سفارش فقط برای تأمینکننده منتخب ارسال میشود | سفارش به تأمینکنندهای که پیشنهادش انتخاب شده است، ارسال میشود. |
| هر درخواست فقط یک برنده دارد | در پایان فرآیند، فقط یک تأمینکننده برنده شناخته میشود. |
| پس از پایان زمان، امکان ویرایش وجود ندارد | پس از اتمام مهلت، پیشنهادها به حالت بسته منتقل میشوند. |
| تمام عملیات لاگ میشود | کلیه اقدامات حیاتی در سامانه ثبت و قابل پیگیری هستند. |
| زمانها توسط سرور کنترل میشوند | اعتبار پیشنهادها و وضعیتها بر اساس زمانهای مرکزی و دقیق سامانه مدیریت میشوند. |
ترتیب نمایش پیشنهادها
سامانه پیشنهادها را بر اساس یک الگوی منظم مرتب میکند. بهصورت پیشفرض، پیشنهادات بر اساس کمترین قیمت نمایش داده میشوند و در صورت مساوی بودن، امتیاز تأمینکننده، سرعت تحویل، کیفیت خدمات و تاریخ ثبت پیشنهاد در تصمیمگیری مؤثرند.
اطلاعات قابل مشاهده در هر پیشنهاد معمولاً شامل برند، کشور، قیمت، زمان تحویل، گارانتی و مشخصات فنی است. در عوض، نام شرکت، شماره تماس، اطلاعات رقبا و تصمیم خریدار برای سایر پیشنهادها نمایش داده نمیشود.
همچنین، خریدار و تأمینکننده در طول فرآیند با سامانه تعامل میکنند و سامانه هویت هر کدام را از دیگری مخفی نگه میدارد تا رقابت و محرمانگی حفظ شود.
7- گردش کامل فرآیند
شرح مرحلهای
- خریدار درخواست خرید را در سامانه ثبت میکند.
- سامانه درخواست را منتشر و آن را برای تأمینکنندگان مرتبط قابل دسترس میکند.
- تأمینکننده پیشنهاد خود را ثبت میکند.
- سامانه پیشنهادها را بر اساس قانونهای تعیینشده مرتب میکند.
- خریدار پیشنهاد را بررسی و تصمیم میگیرد.
- در صورت انتخاب، فاکتور صادر و وضعیت پرداخت ثبت میشود.
- سفارش برای تأمینکننده منتخب ارسال میشود.
- فرآیند در سامانه بهعنوان تکمیلشده ثبت میشود.
8- فرضیات
- در نسخه اولیه، فایلهای پیوست برای ارائه مستندات فنی و اطلاعات تکمیلی پیشنهادها در نظر گرفته میشود.
- اگر فرآیند خرید نیاز به تمدید داشته باشد، زمان باقیمانده بهصورت دستی یا بر اساس تنظیمات سیستم افزایش مییابد.
- در نسخه اولیه، سیستم اعلان بهصورت پیامک و ایمیل پشتیبانی میشود و امکان ادغام با سایر پلتفرمهای پیامرسانی در نسخههای بعدی وجود دارد.
- در نسخه اولیه، هدف اصلی تمرکز بر فرآیند خرید، پیشنهاددهی و انتخاب برنده است و موضوعهای پیچیدهتر مالی یا زنجیره تأمین خارج از محدوده این سند قرار میگیرند.